СОВЕТЫ

Иногда составить список гостей очень просто, потому что понятно, кого пригласить. Трудности возникают, когда кого-то нужно пригласить, а кого то нет. Попробуйте “тематический подход”, например, прием для менеджеров по продаже с супругами или друзьями, или для клиентов фирмы, или для своих соседей.

Некоторые любят приглашать знакомых, зная, что те терпеть друг друга не могут, просто для того, чтобы посмотреть, что получится. Не стоит приглашать людей, не ладящих друг с другом, если этого можно избежать.

Как правильно составить приглашение

Организация приема начинается с приглашения именно оно задает тон всему мероприятию. Приглашения для неформальных встреч могут быть оригинальными и необычными, но для официальных приемов они должны быть составлены в соответствии с существующими стандартами. Если мероприятие посвящено какой то теме, укажите ее в приглашении.

Основные элементы приглашения это кто, где, почему, когда и как. Кто устраивает прием и кто будет приглашен; где проводится прием; по какой причине он проводится; когда начнется и когда закончится; и как сообщить хозяину, придете вы или нет.

Как сообщить о своем прибытии, определяете вы. Стандартная формулировка R.S.V.P. обозначает, что приглашенный должен ответить в любом случае, придет он или нет. R.S.V.P. (от французского repondez s’il vouplait), означает “пожалуйста, ответьте”. Фраза Ответ только в случае отказа означает, что гость отвечает только в том случае, если он не придет.

Если планируется неформальная встреча сослуживцев, можно ограничиться устным приглашением лично или по телефону, не забудьте только точно указать дату и время мероприятия. Приглашение делают примерно в такой форме: “Мы будем рады видеть вас у себя дома планируется небольшая дружеская вечеринка для коллег. Мы ждем вас у нас дома в следующее воскресенье в 11 часов утра. Будет легкий завтрак и крикет”.

Такое приглашение содержит всю необходимую информацию. Понятно, как одеться и кто приглашен, какая будет еда и когда закончится прием.

Если вы составляете письменное приглашение, убедитесь, что в нем содержатся все необходимые детали.

При составлении письменных приглашений не забывайте, что к гостям надо обращаться с употреблением слов господин, госпожа, доктор.

Приглашение важных персон и гостей с детьми, при составлении приглашений всегда точно указывайте, кого именно приглашаете. Если приглашаются супруги, указывайте оба имени.

Если вы приглашаете устно одного взрослого, то вот примерная формулировка: “Привет, Виктор. Это Анна. В следующую субботу я устраиваю вечеринку в своем загородном доме с 5 часов вечера примерно до полуночи. Если хотите, можете взять с собой подругу или друга. Пожалуйста, дайте мне знать до среды, сможете ли вы прийти. Позвоните мне на работу по телефону ХХХ-ХХХХ или домой, телефон УУУ-УУУУ. Надеюсь, вы придете”.

Если приглашение письменное, то сначала позвоните гостю и сообщите, что хотите пригласить его на прием, и спросите, не хочет ли он взять с собой кого то еще. Если да, то поинтересуйтесь, кто это, чтобы послать приглашение этому человеку лично.

Если посылаете приглашение супружеской паре, то их имена должны располагаться на одной строчке конверта. Если люди неженаты, то их имена должны быть на разных строчках.

Некоторые люди всюду берут своих детей, и если вечеринка рассчитана только на взрослых, надо об этом сообщить в вежливой форме. Единственный способ сделать это четко указать приглашенных. На конверте напишите госпоже Алине Самойловой и господину Эдуарду Самойлову. Если же хотите пригласить и детей, то на конверте укажите: госпоже Алине Самойловой, господину Эдуарду Самойлову и Тане Самойловой (или семье Самойловых).

Вообще на официальные приемы детей не приглашают, но это не обязательное правило. Если хотите, чтобы дети тоже пришли, то в приглашении напишите: будем рады видеть вас с детьми.

Совет. Ромео! В мире бизнеса если Джульетту не пригласили, значит, ее не пригласили! Увидишься с ‘ ней после приема.

Выбор формы одежды

В письменном приглашении обычно указывают, как надо одеться гостям. Для этого в приглашении отводится отдельная строка. Если мужчины должны быть в смокингах, укажите в приглашении Формальный костюм или Черный галстук. Костюмы с галстуками и платья коктейль обозначаются термином Вечерний костюм (платье) или Неформальный костюм. Для встречи после работы, где все должны быть в костюмах, используют фразу Деловой костюм. Для спортивных брюк и юбок и спортивных курток Неофициальный костюм.

Термин Неофициальный костюм может означать все, что угодно, кроме делового костюма. Можно уточнить, что именно гости должны надеть. Например, приглашая гостей, скажите так: “Я очень рад, что вы придете. Мы замечательно проведем время, погуляем по лесу, так что лучше всего надеть майку и шорты и захватить что нибудь теплое на случай ветреной погоды”.

Если вы не можете решить, что надеть на неофициальный вечер, лучше всего позвонить и спросить. Можно сформулировать вопрос так: “Привет, Сергей. Жду не дождусь субботнего пикника, только не могу решить, что надеть. Не подскажешь?”

Точные указания, как добраться

Нельзя допустить, чтобы гости долго искали ваш дом и блуждали по незнакомой части города или пригороду. Приложите к приглашению отдельный листок с точными указаниями, как добраться; если нужно, добавьте карту и укажите ориентиры и расстояния.

Хозяин обязан позаботиться о парковке. Предупредите соседей о предстоящем событии, особенно если машины будут припаркованы на улице. Если на вашей улице или возле дома не поместится большое количество машин, придется уменьшить количество приглашенных или нанять такси для гостей.

Если вы устраиваете неформальный прием, то гости отвечают на приглашение по телефону или по электронной почте. Для этого в приглашении укажите номер своего телефона и адрес электронной почты.

Если в письменном приглашении указано R.S.V.P. (“Просьба ответить”), то к приглашению можно приложить специальную карточку R.S.V.P. размером с почтовую открытку, чтобы гости сразу же ответили на приглашение. Пометка R.S.V.P. обычно ставится на приглашениях на официальные мероприятия.

Приглашения на официальные приемы требуют письменного ответа с сохранением стандарта и стиля приглашения.

Если вы не получили карточку R.S. V.P. в течение трех дней, уместно позвонить и спросить, придет гость на прием или нет. Вообще следует отвечать на приглашение как можно быстрее, максимум в течение недели с момента получения.