Термин - это важный компонент деловой переписки. Термин квалифицируется как слово либо сочетание, которое имеет конкретное понятие (специальное либо научное). Существует также понятие терминосистемы (терминологии), рассматриваемое как систематизированная совокупность терминов, принадлежащих конкретной области. Эта область может быть областью знаний, областью определённой профессиональной деятельности.
Употребление терминов имеет строго фиксированное значение. Поэтому обеспечивается однозначность понимания приведенного текста. Для делового общения это очень важно.
.
Используемые в
деловой переписке термины подразделяются: на термины, относящиеся к отраслевой терминологии (отражающей содержание предметной области согласно содержанию письма); на специальные слова либо выражения, которые устоялись в сфере административного менеджмента).
На практике стабильность и правильность терминоупотребления достигаются посредством использования соответствующих стандартов и словарей. Они призваны устанавливать строго однозначную систему терминов и понятий, что способствует достижению упорядочения терминологии.
Употребление терминов в деловой переписке предусматривает, чтобы термины были поняты как автором, так и корреспондентом. При возникновении у автора письма сомнений по данному поводу, необходимо раскрыть содержание термина. Для этого можно:
1)дать официальное определение термина;
2)заменить термин общепонятным словом или выражением;
3)расшифровать термин, используя слова нейтральной лексики.
Применение терминов в тексте делового письма в ряде случаев вызывает некоторые трудности. Они обычно связаны с искажением структуры термина, а также незнанием его. Трудности в употреблении термина сопряжены ещё и с перманентным развитием терминосистемы. То есть некоторые понятия устаревают, и поэтому обозначающие их термины покидают систему.
Нередко один и тот же термин получает новое значение, но старое значение сохраняется. Это ведёт к полисемии (многозначности) терминов. В то же время некоторые понятия обозначаются многими терминами. Это явление называется синонимией терминов.
Есть термины-омонимы, совпадающие по звучанию, но различающиеся по значениям, то есть они служат для обозначения разных понятий. Справедливо заметить, что омонимия в рамках одной терминосистемы - не частое явление.
При употреблении терминов, имеющих много значений, необходимо иметь в виду, что в каждом конкретном случае они используются лишь в каком-то одном из присущих им значений.
Термины, являющиеся синонимами, по-разному звучат. Однако им свойственно совпадение по значению (к примеру, репрезентативный и представительный). Они бывают как абсолютными (полными), так и относительными (частичными). Употребление терминов-синонимов подразумевает, что следует обращать внимание на то, какое свойство (аспект) понятия требует выделения (обозначения) в контексте. Особенно важное значение это имеет при использовании терминов, имеющих отношение к законодательству, где ошибки могут повлечь за собой санкции.